De sobra sabemos que la tecnología es uno de los mejores aliados de cualquier empresa. Las compañías pueden servirse de la tecnología para ahorrar tiempo en las tareas cotidianas, mejorar los procesos e incluso reducir costes.
Es por ello que cualquier empresa, independientemente de su sector de actividad y tamaño debería contar con 5 software básicos. Unos programas indispensables para utilizar la tecnología a su favor. Y en este artículo os los vamos a detallar.
Pero antes de nada, vamos a recordar qué es un software. Según la RAE un software es una palabra inglesa que se usa en informática, “con el sentido de ‘conjunto de programas, instrucciones y reglas para ejecutar ciertas tareas en una computadora u ordenador. Puede sustituirse por expresiones españolas como programas (informáticos) o aplicaciones (informáticas), o bien, en contextos muy especializados, por soporte lógico (en oposición al soporte físico; el llamado hardware)”. En definitiva, cuando hablamos de software nos referimos a programas y aplicaciones informáticas. Así que vamos a conocer los softwares imprescindibles para cualquier empresa.
· Programa de gestión y control de horarios
Existen programas de gestión de empleados y control de horarios que pueden ser perfectos para medianas y grandes empresas. Estos programas permiten establecer los horarios de los empleados, en función de los días festivos, el horario de la empresa o las rotaciones de trabajadores. Incluso en muchos casos los software de gestión de empleados cuentan con una aplicación móvil que los trabajadores pueden descargar en su teléfono para consultar sus horarios, fichar o solicitar sus vacaciones.
Los programas de gestión de empleados y control de horarios son una forma de controlar mejor el fichaje de los empleados y comprobar si los trabajadores cumplen los horarios y contabilizar las horas extra.
· Software ERP
Los software ERP (Enterprise Resource Planning), siglas que en español se traducirían como sistema de planificación de recursos empresariales son programas indispensables para cualquier negocio ya que facilitan muchas tareas. Los programas ERP son útiles para labores como logística, producción, contabilidad o inventario, entre otras.
“Los software de gestión ERP para pymes y empresas se caracterizan por su facilidad de aprendizaje. Cuentan con unas prestaciones que cubren las necesidades de muchísimas empresas. Se puede gestionar las compras, las ventas o el almacén, pero también organizar la facturación, realizar órdenes de trabajo a los empleados con instrucciones detalladas y guardar toda la información en el propio programa como en la nube” explican desde Micrologic, empresa experta en soluciones de gestión empresarial online. No obstante, es necesario indicar que a mayores prestaciones y personalización del ERP más caro será.
· Programa de contabilidad y facturación
Los programas de contabilidad y facturación los debería utilizar cualquier empresa porque son muchos beneficios que aportan. Existen multitud de programas, algunos gratuitos con pocas acciones que se pueden ampliar pagando y otros que directamente hay que comprarlos.
Pero a pesar de ello, un programa de contabilidad y facturación permite automatizar las tareas de emisión y recepción de facturas, suelen emitir facturas digitales y ofrecen datos detallados de ventas y gastos. Además, se pueden consultar todas las facturas de manera rápida y sencilla a través de fecha, proveedores, palabras clave o incluso importe. Pero los programas de contabilidad y facturación en muchos casos también permiten pagar facturas pendientes o sincronizar todos los movimientos bancarios.
· Software para almacenar y compartir información
La información es poder y en una empresa se debe almacenar y compartir fácilmente entre los diferentes departamentos. Además, actualmente se está apostando cada vez más por el teletrabajo y por ello es muy importante facilitar la información a los trabajadores y brindar herramientas para almacenar los datos.
Se pueden utilizar servidores o softwares propios tanto para almacenar como para compartir información. Pero también se pueden usar plataformas gratuitas como Google Drive o Dropbox. Hay que destacar que Google Drive además de almacenar información y poder compartirla fácilmente permite editar documentos en línea entre diferentes usuarios, lo que puede ser muy ventajoso para el teletrabajo.
· Programas de marketing y diseño
El marketing digital debería ser utilizado por cualquier tipo de empresa para poder maximizar sus beneficios. Existen diferentes tipos de programas relacionados con el marketing digital en función de su finalidad. Pero como estamos hablando en este artículo de aplicaciones básicas vamos a conocer dos, una para enviar correos de forma masiva y otra para diseño que es muy fácil de utilizar sin apenas conocimientos.
Para enviar campañas de email marketing la plataforma más famosa es Mailchimp. Se pueden enviar correos de forma masiva a bases de datos de clientes o proveedores. Existe una opción gratuita que permite tener una audiencia de más de 2.000 correos y se pueden enviar cerca de 10.000 emails al mes, aunque con una marca de agua en el pie de página con el logo de Mailchimp. Por supuesto, se pueden aumentar estas cifras y eliminar la marca de agua pagando por el servicio aunque las opciones gratuitas pueden ser suficientes para una pequeña empresa. Esta plataforma es muy útil para enviar promociones exclusivas a clientes, dar a conocer nuevos productos o servicios tanto para tiendas online como para tiendas físicas. Aunque por supuesto, los comercios electrónicos suelen presentar un mayor alto ratio de conversión. Lo mejor de esta plataforma es que es muy sencilla de utilizar, primero se crea el diseño del correo electrónico, además hay diferentes plantillas para cambiar el texto, los colores y las imágenes. Una vez que ya se ha creado el diseño del correo, se escribe el asunto del correo y una breve descripción. Posteriormente se escoge la audiencia a la que se quiere enviar ese correo electrónico y se programa para una fecha y hora concreta o se envía al instante. Vamos, Mailchimp es una plataforma de email marketing que deberías utilizar en tu empresa.
Otra página indispensable de marketing digital es sobre diseño y se llama Canva. Se puede acceder de manera gratuita registrándose con el correo electrónico. Y en esta página se puede diseñar de manera sencilla desde historias para Instagram, carteles, folletos o tarjetas de presentación. Es muy fácil de utilizar y es perfecta para todas aquellas personas que no saben de diseño y quieren tener un resultado casi profesional.
