Digitalización de documentos, toda una necesidad

29 marzo, 2021
Digitalización de documentos, toda una necesidad

Digitalizar documentos es una nueva necesidad, consistiendo básicamente, como nos comentan los especialistas de Gitdoc.es, en ir pasando la documentación física al formato digital. Son bastantes las empresas que se dedican al almacenamiento de una importante cantidad de documentos que terminan por ocupar bastante espacio y son complicados de consultar.

Hablamos de procesos tediosos, que una vez se realizan, son toda una ventaja a nivel competitivo que hace que la información termine siendo de lo más accesible. ¿Qué debemos considerar antes de proceder a la digitalización de documentos? Y ¿qué ventajas reales lo que hacen es aportar en este proceso?

¿Es importante la digitalización de documentos?

Con el avance tecnológico, el no tener los documentos en formato digital, pues ser una importante forma de perder dinero y tiempo. Las actividades diarias de la empresa y el alto ritmo de trabajo hacen que las tareas se vayan posponiendo sin remisión.

En el campo de la digitalización de los documentos, siempre hay que tener mucho cuidado al elegir la empresa con la que se va a trabajar, pues en muchos casos es un proyecto que debe tener consideración de prioritario, pues puede ser un cambio importante a la hora de gestionar la información de la empresa.  De esta forma se reducen los tiempos de espera existentes entre las solicitudes de documentación archivada o su consulta posterior.

¿Cuál es la opinión que tienen los expertos sobre digitalizar y gestionar los archivos?

Si por ejemplo se tiene una empresa que es un despacho de abogados, lo más normal es tener las salas totalmente llenas de muchos documentos en papel. Muchas veces ocurrirá que haya que hacer consultas de esa información, como pasa con las sentencias de hace tiempo o procesos de índole judicial.

Por eso, contar con la información debidamente en formato digital y organizada como es debido puede ser una gran ventaja que ayude a dar respuestas más veloces a lo que desean los clientes, así como generar unos informes bastante más completos.

En otro sentido, es posible que la empresa disponga de muchas facturas por parte de proveedores en formato papel y demás en formato digital. Así pues, es posible no saber cuáles se encuentran en un formato o en otro, pudiendo perder bastante tiempo. Todo esto hace que sea más recomendable contar con la totalidad de facturas en formatos digitales para hacer unas consultas mejores.

Ambas situaciones, son buenos ejemplos que están relacionados con las gestiones de la documentación en la totalidad de sectores de la actividad.

Maneras de digitalizar la información

Cuando pensamos en digitalizar lo documentos, se suele pensar en el mucho tiempo necesario para escanear a mano los muchos documentos.

Lo bueno es que todo este proceso ha ido cambiando en cuanto a la forma. Hay escáneres, que tienen una potencia importante con los que se puede aumentar la cantidad de páginas por minutos o subcontratar el proceso en cuestión.

 

Cuando se empieza el proceso, hay que determinar si es mejor comprar lo que necesitemos para hacer esto con nuestros propios recursos, comprando escáneres y demás materiales necesarios o pasando a subcontrata el servicio.

Todo dependerá de las necesidades que pueda tener la empresa, la cantidad de documentación que se necesite para digitalizar, los recursos existentes disponibles, contar con el personal disponible para hacerlo, etc.

Si lo hacemos manualmente, donde lo que hace la empresa es escanear los documentos, hay una serie de softwares específicos, que posibilitan que se digitalicen los documentos.

No podemos olvidar que hay programas gratuitos cuando la información que se tiene que digitalizar es reducida. Cuando es de pago suele ser de manera mucho más profesional. Por otra parte, no debemos olvidar que está la opción de implementar un gestor de documentos, hay dos clases de gestores, por una parte, los específicos a la hora de la digitalización de los documentos y por otra parte los gestores documentales más generales.

Los gestores de documentos que se centran en la digitalización de los documentos se proceden las empresas que fabrican máquinas de impresión o digitalización, caso de Kodak o Canon. En algunos momentos, el software se oferta para la adquisición de la máquina en cuestión o se puede adquirir el software cuando se tiene la máquina con anterioridad.

Seguro que después de todo lo que te hemos contado en este artículo, tienes algo más claro en qué consiste la tarea de la digitalización de documentos, que es más necesaria que nunca, pues estamos en medio de una era que está a caballo de la de los documentos físicos del pasado y presente, pues siguen existiendo y un futuro que ya es presente y digital.