La realidad que rodea al mundo empresarial es más clara y evidente que nunca: hace falta que las empresas de hoy en día estén digitalizadas. Es lo que hace falta para que un negocio sea competitivo. Si se huye de la digitalización, se está huyendo del hecho de que nuestra empresa sea competitiva en el sector en el que se encuentra. Con independencia de en qué sector se encuadre un negocio, no cabe la menor duda de que su actividad estará copada de un montón de negocios que querrán sacarnos del mercado y contra los que tenemos que competir para obtener los beneficios que necesitamos para seguir adelante.
Pero, ¿Cómo se encuentra la empresa española en este sentido? La verdad es que no tenemos buenas noticias en este sentido de acuerdo a lo que apunta la noticia publicada en el diario El País que os vamos a enlazar a continuación. La empresa española suspende en digitalización puesto que cae el uso de inteligencia artificial y redes sociales. Se trata de información que es de febrero del año pasado y que continúa siendo real a día de hoy. El 72% de las compañías de este país tiene un perfil digital que está poco desarrollado, un porcentaje que se encuentra por encima del de la Unión Europea.
¿Qué tipo de cosas son necesarias para que una empresa se digitalice y se aproveche de todas las ventajas que eso conlleva? Una de las cosas por las que están apostando las empresas españolas es por la instalación de programas de facturación que hagan más eficaz su trabajo y que permitan mantener bien almacenados todos los datos. Hemos charlado con los amigos de ErpLoop, un programa de facturación electrónica muy reconocido, para conocer más de cerca cuáles son las ventajas de estos sistemas como para estar causando sensación entre empresas de todo tipo. Esto que vais a leer a continuación es lo que nos han indicado:
Control de la información de tus clientes y proveedores
Este tipo de datos son elementales para la correcta gestión de cualquier negocio. Y más si somos una empresa que tiene muchos clientes y proveedores, aunque también es útil en caso de que seamos un negocio muy pequeño y no tengamos tanto volumen en cualquiera de las dos categorías o en ambas a la vez. Tener una ficha para cada uno de ellos, con los datos de dirección o facturación, sus datos de contacto, el nombre, la persona con la que solemos hablar. Tener almacenado todo esto en una misma ficha es muy útil, algo que se asemeja a lo que suele ser un Crm con el que ya suelen trabajar un montón de negocios.
Control de la información de tus productos
Otra arista fundamental en la correcta gestión de vuestra facturación tiene que ver con el control de los datos de tus productos. Tener la posibilidad de saber si tenemos stock, las caducidades, cómo se compran y venden, los precios por tarifa o volumen e incluso adjuntar fotos es algo necesario en cualquier tipo de negocio y cada vez más gente lo sabe. Tened en cuenta que mantener controlada de otra manera toda esta información por cada uno de los artículos o productos que vendemos podría ser una auténtica locura que hiciera de nuestra organización y de nuestro trabajo diario algo mucho más caótico.
Control de todos los gastos
Cuando se controlan los gastos que tienes en el seno de tu empresa, puedes controlar de mejor manera cuáles son los que te puedes quitar sin que eso afecte al desarrollo de tu actividad en un momento dado. Además, gracias a esto también podrás llevar a cabo un control de cuándo se deben pagar para que no haya ningún atraso. Es verdad que, si son muchas las cosas que hay que pagar, existe la posibilidad de que se nos escape algún dato o alguna factura y que esa pueda ser un inicio en lo que tiene que ver con nuestra relación con el proveedor. Es indispensable no fallar en este sentido y un programa especializado en facturación nos puede ayudar a que no se produzca este tipo de errores.
Controla todo lo que tenga que ver con el almacenaje
La logística lo es todo a día de hoy. Ya era un aspecto elemental, pero desde el surgimiento del comercio electrónico se ha convertido en algo que debe funcionar al 100% para que no haya problemas con las ventas. Además, es necesario que ese control y gestión se realice de manera visual para que sea más fácil de controlar y para que, de paso, se reduzca el número de errores que se producen en este área de trabajo sobre la que se cimienta la rentabilidad de la empresa y también su imagen. Las empresas tienen la suerte de que ahora es más fácil que nunca controlar todos los procesos que se encuentren ligados a la logística y el almacenaje.
Y un último consejo: ¡controla las divisas!
Seguramente muchas de las personas que estáis leyendo estas líneas trabajéis con empresas y personas de otros países, incluso más allá de los límites de la Unión Europea. Eso os obliga, de algún modo, a estar pendientes de las divisas. Es importante que el software con el que trabajéis para manejar todo lo que tenga que ver con la facturación os ofrezca la oportunidad de trabajar con divisas de tal modo que podáis obtener más información en relación al cambio que esa divisa tiene con respecto al euro, nuestra moneda de referencia. Ni que decir tiene que la información que exista en ese preciso instante al respecto de las dos monedas va a repercutir en nuestras decisiones y estrategias con respecto a ese cliente.
Como veis, el sistema con el que trabajéis en materia de facturación tiene una gran importancia en lo que respecta a vuestro día a día. Permite una mejor gestión del trabajo, un ahorro de esfuerzos y también información en tiempo real, lo cual siempre es de agradecer teniendo en cuenta que el mundo ahora gira más rápido que nunca y que es necesario tener la capacidad de tomar decisiones en plazos inferiores de tiempo. Ahí va a estar la clave para que tengamos la oportunidad de ser competitivos y adelantarnos a otros negocios de nuestro sector que tengan la capacidad de arrebatarnos clientes. No lo debemos consentir ni mucho menos.
Una transformación digital que, por suerte, sí es prioritaria para muchos emprendedores
Son muchas las empresas que están deseando dar un paso al frente en todo lo que tiene que ver con la transformación digital. De acuerdo con lo que apunta otra noticia de El País publicada en 2023, en concreto dentro de la sección Cinco Días, el 58% de los empresarios tenía la transformación digital entre sus prioridades estratégicas en 2023. Es un dato que está bien, que viene a decir que hay una voluntad de mejora por parte de las empresas, pero que tenemos que hacer todo lo posible por mejorar. Eso es algo que no se nos puede olvidar.
Es evidente que hace falta dinero para realizar inversiones en lo que tiene que ver con la transformación digital. Es algo que prácticamente nadie se atreve a dudar. Pero debéis tener en cuenta una cosa que es realmente importante: lo que más falta hace es voluntad. Cuando se tiene voluntad, lo de la inversión viene detrás. Es algo que no falla. Todo lo que está relacionado con la voluntad es lo más importante que puede tener un emprendedor en su cabeza. Si está decidido a hacer algo porque cree que gracias a eso su empresa va a mejorar en algún ámbito, por regla general esa mejora se termina implementando.
Las instituciones públicas, en la figura de sus representantes, han indicado en numerosas ocasiones su voluntad de apoyar en la medida de lo posible las iniciativas que se tengan en materia de transformación digital. Hay algunas cosas que pueden ser subvencionadas en este sentido, principalmente por medio de la Unión Europea, puesto que en esta instancia son plenamente conscientes de que todo lo que vaya destinado a mejorar la transformación digital va a jugar en beneficio de la competitividad de las empresas de la zona. Y es que todo lo que implique transformación digital va a significa avance en eficacia, eficiencia y posibilidades de salir victoriosos en un mercado cada vez más complicado.
Hay que seguir trabajando en mejorar. Es algo que no solo sirve de aprendizaje para los negocios, sino para la vida en general. Ir mejorando es algo que habla a la perfección de nosotros como personas y lo mismo ocurrirá con las empresas. El desarrollo es algo que nos mantiene vivos y que nos permite dar el callo a la hora de competir contra los demás y adaptarnos a la vida que tenemos a nuestro alrededor. Por eso, nunca debemos perder de vista todo lo que nos pueda conducir a mejorar como personas y como negocio.
